Huishoudelijk Reglement vzw.Paranormaalbeurs.info -- 25 Januari 2010

A. ALGEMENE WERKING

1. Zetel en doel

1.1. De naam van de vereniging zonder winstgevend doel is vzw.Paranormaalbeurs.info en wordt in het vervolg van het Huishoudelijk Reglement aangeduid met vzw.

1.2. De zetel van de vzw is gevestigd “Wijngaardstraat 7, 3620 Lanaken' alwaar het vaste secretariaat zich bevindt.

1.3. De vzw heeft tot doel het Paranormaalbeurs.info project te ondersteunen op vlak ontwikkeling, communicatie, infrastructuur, promotie en distributie.

1.4. Onder het Paranormaalbeurs.info project wordt verstaan: Paranormaalbeurs.info, de gemeenschap van paranormaal en spiritueel geinteresseerden en alle activiteiten en infrastructuur, die nodig geacht worden voor de verdere ontwikkeling van dit project in de ruimste zin.

1.5. De vzw zet zich in ten behoeve van de informatievoorziening op het gebied van het spirituele, het paranormale, alternatieve en natuurlijke geneeswijzen en de bijbehorende activiteiten.

A. ALGEMENE WERKING

2. Aangesloten leden

2.1. Het lidmaatschap van de vzw is voorbehouden aan natuurlijke personen en rechtspersonen, die het Paranormaalbeurs.info project ondersteunen en zich ertoe in mindere of meerdere mate aangetrokken voelen.

2.2. Van de leden wordt verwacht dat zij spirituele dan wel paranormale evenementen of activiteiten organiseren volgens het Reglement van de vzw; en voorts zoveel mogelijk deelnemen aan de georganiseerde informatiebeurzen (Spirituele Paranormaalbeurs genoemd) en activiteiten van de vzw.

2.3. De vzw heeft vaste leden en toegetreden leden, zoals vastgelegd is in de Statuten van de vzw. De toegetreden leden bestaan uit drie categoriën: Raadgevende Leden (natuurlijke personen), Zakelijke Leden (rechtspersonen) en Individuele Leden (natuurlijke personen).

2.4. De formaliteiten voor toetreding en andere formaliteiten voor toetreding – voor zover niet behandeld in de Statuten van de vzw – worden behandeld in deel C. MODALITEITEN. Natuurlijke personen en rechtspersonen, die niet voldoen aan de voorschriften kunnen dien ten gevolge niet aanvaard worden.

2.5. Als bewijs van lidmaatschap geldt het verslag van de Raad van Bestuur (RvB) van de vzw, met toekenning van een stamnummer hetgeen niet overdraagbaar is.

2.6. Aan de toegetreden leden wordt een persoonlijke lidkaart bezorgd door de vzw. Het uitzicht en de inhoud van de lidkaart van de vzw wordt behandeld in deel C. MODALITEITEN.

2.7. Het lidmaatschap eindigt door:

2.7.a. Schriftelijke opzegging door het lid zelf

2.7.b. Uitsluiting conform de Wet op de VZW

2.7.c. Uitsluiting conform de Statuten van de vzw

2.7.d. Ontbinding

2.8. Elk lid dat op 1 maart alle financiele verplichtingen van het voorbije jaar niet heeft voldaan, wordt beschouwd als ontslagnemend uit de vzw en zal bijgevolg op volgende Algemene Vergadering voorgedragen worden tot uitsluiting uit de vzw.

2.9. Stichtende Leden, die tijdens deze eerste periode van uitvoering van hun mandaat - gedurende de periode door de Wet bepaald - stichtersverantwoordelijkheid dragen, waardoor zij hoofdelijk aangesproken kunnen worden, hebben ten aanzien van de vzw een extra rechtsmiddel t.o.v. de RvB, Raad van Beheer en AV. Bij dreiging van hoofdelijke aansprakelijkheid is het mogelijk beslissingen te bevriezen door een veto, dat via rechtsmiddelen (de rechtbanken van Tongeren) dient te worden opgelegd.

A. ALGEMENE WERKING

3. Bijdragen

3.1. De bijdragen, die worden bepaald door de RvB bestaan uit:

3.1.a. Jaarlijkse lidgelden

3.1.b. Jaarlijkse verzekeringsbijdragen

3.1.c. Bijdragen van georganiseerde informatiebeurzen

3.1.d. Bijdragen van georganiseerde activiteiten

3.2. De grootte van deze bijdragen en lidgelden wordt vastgesteld door de RvB van de vzw.

3.3. Nieuw toegetreden leden zullen individueel verrekend worden.

3.4. Bij verlies van de lidkaart, wordt een nieuwe lidkaart aangemaakt; hiervoor worden administratiekosten aangerekend.

3.5. De rekeningen, bekomen van de vzw, dienen binnen de termijn van maximaal 7 dagen vereffend te worden. Bij niet-betaling binnen de gestelde termijn wordt aan betrokkenen administratiekosten – en in voorkomend geval incasso- en overige buitengerechtelijke kosten- aangerekend. Tevens wordt bij weigering van betaling standaard een tuchtprocedure opgestart. Het tuchtreglement wordt behandeld in deel B. RICHTLIJNEN EN REGLEMENTEN TOT INRICHTEN VAN INFOBEURZEN & EVENEMENTEN.

3.6. Kortingen mogen slechts op de onder 3.1 vernoemde bijdragen  verleend worden tot een maximum van 10%, echter nooit met terugwerkende kracht. Kortingen dienen vooraf vastgelegd te worden binnen het kader van hetzelfde werkingsjaar.

3.7. Restitutie van de onder 3.1 vernoemde bijdragen wordt slechts verleend na verzoek daartoe van het (toegetreden) lid aan de RvB over niet geconsumeerde delen binnen het werkingsjaar. De RvB beslist hierover met meerderheid van stemmen binnen haar vergadering.

A. ALGEMENE WERKING

4. Algemene Vergadering vzw

4.1. De Algemene Vergadering (AV) van de vzw is samengesteld uit de vaste leden van de vzw.

4.2. De plenaire sessies van de AV mag – zonder stemrecht – bijgewoond worden door de toegetreden leden van de vzw.

4.3. Derden mogen de AV uitsluitend bijwonen op uitnodiging van de RvB van de vzw. Ook deze hebben geen stemrecht en mogen zich niet mengen in de debatten.

4.4. Vaste leden, die niet aanwezig zijn op de AV kunnen zich bij volmacht laten vertegenwoordigen door een ander vast lid, aangesloten bij de vzw, met het maximum van 1 volmacht per lid. Het officiele document daartoe wordt afgeleverd door de vzw.

4.5. Toegetreden leden of derden zonder stemrecht, die zich zonder toestemming in de debatten mengen, hetzij visueel, hetzij auditief, wordt verdere toegang tot de plenaire sessie ontzegd en desnoods manu militari verwijderd.

4.6. De statutaire AV moet minstens eenmaal per jaar gehouden worden, bij voorkeur binnen een weekend in juni.

4.7. De RvB is verplicht om een buitengewone AV samen te roepen telkens tenminste 1/5 van de aangesloten vaste leden hierom verzoekt. Het verzoek moet schriftelijk en aangetekend gebeuren. De bijeenroeping en uitvoering moeten gebeuren binnen de 30 dagen na het verzoek, bij postdatum.

4.8. De RvB kan te allen tijde, wanneer zij dit nodig acht, een buitengewone AV of AV samenroepen.

4.9. De plaats waar de statutaire AV, buitengewone AV of AV wal plaatsvinden, wordt door de RvB bepaald.

4.10. In de (statutaire) AV wordt minimum hetvolgende aan de orde gesteld:

in het plenaire deel:

• verslag vorige AV

• werkingsverslag voorbije werkingsjaar

• financieel verslag voorbije werkingsjaar

• rekeningen en balans voorbije werkingsjaar

• verslag kascontrole

• aanstelling kies- en telbureau

• verkiezing leden RvB

in het besloten deel:

• eventueel uit te sluiten leden

• eventueel werkingsverslag juridische – en incassoprocedures

4.11. In een buitengewone AV worden in die dagorde de punten aan de orde gesteld waarvoor deze buitengewone AV is bijeengeroepen.

4.12. De RvB zorgt voor de opstelling van de dagorde.

4.13. Elk voorstel dat door tenminste 1/20 van de aangesloten vaste leden ondertekend is, moet op de agenda worden gebracht. De vaste leden dienen daartoe hun voorstellen bij de RvB kenbaar te maken bij gewone brief, die dient toe te komen uiterlijk 30 dagen voor de statutair, buitengewone of normale AV. De betrokken voorstellen mogen door de betrokkenen op de statutair, buitengewone of normale AV toegelicht worden.

4.14. Bij een Statutenwijziging dienen de gewijzigde/bijgekomen/vervallen artikels uitdrukkelijk vermeld te worden bij de uitnodiging.

4.15. De voorzitter van de RvB opent en leidt de vergadering. Ook kan de RvB de leiding van de statutair, buitengewone of normale AV overlaten aan een technisch voorzitter. Deze technisch voorzitter wordt voorgedragen door de RvB. Indien over zaken gesproken of gestemd wordt die de leider van de statutair, buitengewone of normale AV aanbelangt, wordt zijn/haar taak overgenomen door een andere technisch voorzitter.

A. ALGEMENE WERKING

5. Raad van Bestuur

Het hoogste orgaan binnen de vereniging is de algemene ledenvergadering (AV). De AV stelt het te voeren beleid van de vereniging vast. Dit beleid wordt in hoofdlijnen uitgevoerd door het dagelijks bestuur. De daadwerkelijke uitvoering wordt overgelaten aan de portefeuillehouders en commissies. Het dagelijks bestuur blijft wel verantwoordelijk en legt jaarlijks verantwoording af aan de AV.

Voorzitter R. Spanjaard voorzitter@paranormaalbeurs.info

Secretaris A.J.L. Wolters secretaris@paranormaalbeurs.info

Penningmeester B. Linkens penningmeester@paranormaalbeurs.info

5.1. Taakomschrijving Bestuurder.

 

1. Het Bestuur bepaalt het bestuursbeleid. Elke bestuurder is tegenover de vereniging gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Indien het een aangelegenheid betreft die tot de werkkring van twee of meer bestuurders behoort, is ieder van hen voor het geheel aansprakelijk terzake van een tekortkoming, tenzij deze niet aan hem is te wijten en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden.

2. Het Bestuur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken van de diverse commissies, die door het bestuur zijn benoemd.

3. Het Bestuur legt verantwoording af in de Algemene ledenvergadering van het door haar gevoerde beleid.

4. Het Bestuur roept de Algemene ledenvergadering bijeen (minimaal 2x per jaar).

5. Het Bestuur stelt de agenda vast voor de Algemene ledenvergadering.

6. Het Bestuur (secretaris en penningmeester) maakt een jaarverslag.

7. Het Bestuur benoemt de portefeuillehouders en ondersteunende commissies.

8. De leden van het Bestuur verdelen de taken onderling.

9. Ieder lid van het Bestuur is verantwoordelijk voor het doen uitvoeren van het bestuursbeleid.

10. Het Bestuur draagt zorg voor het notuleren van de algemene ledenvergadering en de

11. bestuursvergaderingen.

12. Het Bestuur is tevens portefeuillehouder bouwcommissie en communicatie

5.2. Taakomschrijving voorzitter.

1. De voorzitter leidt de vereniging.

2. Hij/zij vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechte.

3. Hij/zij leidt de Algemene ledenvergadering.

4. Hij/zij leidt de vergaderingen van het Bestuur.

5. Hij/zij vertegenwoordigt de vereniging naar (of laat zich vertegenwoordigen): het bevoegd gezag (gemeente, provincie, rijk); de pers; andere verenigingen; overkoepelende organisaties

6. Hij/zij houdt mede toezicht op het functioneren van de portefeuillehouders.

5.3. Taakomschrijving secretaris.

1. De secretaris zorgt voor publicatie/verzending van agenda’s voor vergaderingen.

2. Hij/zij is verantwoordelijk voor het (doen) notuleren van de Algemene ledenvergadering en vergaderingen van het Bestuur

3. Hij/zij is verantwoordelijk voor het bijhouden van de ledenadministratie.

4. Hij/zij houdt een administratie bij van de donateurs.

5. Hij/zij zorgt voor het verzenden van de uitgaande stukken.

6. Hij/zij zorgt voor de distributie van inkomende stukken.

7. Hij/zij houdt een archief bij van inkomende- en uitgaande stukken.

8. Hij/zij maakt een jaarverslag.

9. Hij/zij is de kalenderverantwoordelijke betreffende de informatiebeurzen, evenementen en andere activiteiten. Tevens treedt hij/zij op als webmaster van de website.

10. Hij/zij houdt een archief bij van officiële stukken, zoals hypotheekstukken; contractstukken; oprichtingsakte; statuten.

11. Hij/zij wordt bij het uitvoeren van de werkzaamheden ondersteund door medewerkers van het secretariaat.

5.4. Taakomschrijving penningmeester.

1. De penningmeester beheert de financiële middelen.

2. Hij/zij zorgt voor incassovorderingen.

3. Hij/zij stelt een begroting op verenigingsniveau op.

4. Hij/zij stelt een balans, winst- en verliesrekening en een exploitatieoverzicht samen.

5. Hij/zij is verantwoordelijk voor de financiële administratie.

6. Hij/zij is verantwoordelijk voor het beheer financiën van de kantine.

7. Hij/zij is verantwoordelijk voor alle contante-, bank- en girale ontvangsten en betalingen.

8. Hij/zij zorgt voor een financieel jaarverslag.

9. Hij/zij beheert de kleine kas.

10. Hij/zij is verantwoordelijk voor het sluiten van diverse verzekeringen.

11. Hij/zij keurt de gedetailleerde begrotingen en exploitatie van de portefeuillehouders goed en controleert deze.

12. Hij/zij zorgt voor de registratie opbrengsten van: Kaartverkoop; Donaties; Financiële acties

13. Hij/zij stelt de standaardcontracten op voor de vrijwilligers.

14. Hij/zij rondt de contractbesprekingen met de betaalde trainers af, nadat ‘Technische Zaken’ hiertoe een voorstel heeft ingediend bij het bestuur en deze de voorstellen heeft geaccordeerd.

15. Hij/Zij is verantwoordelijk voor de inhoud van de Sponsorcontracten.

16. Bouwcommissie

17. Hij/zij wordt bij het uitvoeren van de werkzaamheden ondersteund door medewerkers van de ‘Financiële commissie’.

A. ALGEMENE WERKING

6. Raad van Beheer

    

6.1. De Raad van Beheer is een stuurgroep die de RvB bijstaat in het nemen van beslissingen. Hun namen worden niet in het Staatsblad gepubliceerd maar zijn wel vermeld op de ledenlijst, die wordt neergelegd bij de Griffie van de Rechtbank van Koophandel.

6.2. De Leden van de Raad van Beheer worden voorgedragen door de RvB en/of andere leden van de Raad van Beheer. Indien een plaats vacant is, worden zij verkozen bij gewone meerderheid van stemmen. De Raad van Beheer kan nooit uit meer dan 15 leden bestaan.

6.3. De leden van de Raad van Beheer kunnen bestaan uit vaste Leden en Raadgevende Leden.

6.4. Binnen de competentie van de Raad van Beheer valt de Integriteitscommissie, die zorgt voor de uitvoering van de Gedragscode.

6.5. Binnen de competentie van de Raad van Beheer valt de Tuchtcommissie, die zorgt voor de uitvoering van het Tuchtreglement.

6.6. Het advies van de Raad van Beheer is bindend en dient te worden uitgevoerd door de Raad van Bestuur mits de adviezen niet in strijd zijn met gangbare wetten, beleid en contracten. Indien een advies van de Raad van Beheer niet door het dagelijks bestuur wordt opgevolgd, dient dit gemotiveerd voor de Algemene Vergadering te worden gebracht.

6.7. De Raad van Beheer geeft in haar advies de algemene stemmingsverhouding aan, maar werkt achter de schermen. De Leden kunnen niet individueel aangesproken worden op de uitvoering van hun mandaat.
6.8. Leden van de Raad van Beheer kan niet bestaan uit leden van het dagelijks bestuur, deelnemers aan de vzw-activiteiten of contractanten aan de vereniging.

A. ALGEMENE WERKING

7. Commissies en werkgroepen

7.1. Op advies van de RvB of Raad van Beheer kan een werkgroep of commissie worden ingesteld.

7.2. In de commissies of werkgroepen is het mogelijk dat een vast lid, een raadgevend lid, een individueel lid of vertegenwoordiger/gemachtigde van een zakelijk lid toetreedt. Uitzondering daarop is de Tuchtcommissie en Integriteitscommissie.

7.3. Voor elke werkgroep of commissie wordt een eigen werkingsdocument opgesteld, dat slechts binnen de eigen werkgroep of commissie circuleert en waarvan een kopie zich bij het vaste secretariaat bevindt.